Sporazum Mirovinskog fonda Ruske Federacije o razmjeni elektroničkih dokumenata. Ugovor s mirovinskim fondom o elektroničkom upravljanju dokumentima - preuzmite uzorak. Priprema pravnih dokumenata

Da biste podnijeli izvješća Mirovinskom fondu Rusije, nije potrebno posjetiti odjel. Dokumenti se mogu generirati elektronički, potpisati poboljšanim kvalificiranim elektroničkim potpisom i poslati putem TKS-a u Zavod za mirovinsko osiguranje. Vjerujte mi, to je brzo, praktično i pouzdano. A rizik od pogreške sveden je na minimum.
Danas se obvezna procedura podnošenja izvješća elektroničkim putem odnosi na poslodavce s prosječnim brojem zaposlenih većim od 25 osoba. Međutim, mirovinski fond zainteresiran je za prelazak na elektroničku razmjenu informacija sa svim organizacijama i samostalnim poduzetnicima, bez obzira na njihov broj.

Operater e-dokumentometa Taxcom može povezati elektronički dokumentotok sa Zavodom za mirovinsko na dan koji ste naveli u zahtjevu uz uvjet da:

na računu imate dovoljno sredstava za plaćanje svih naručenih periodičnih usluga;
vaš tarifni plan omogućuje vam povezivanje smjera razmjene s mirovinskim fondom.

Potvrda se registrira u mirovinskom fondu u roku od 3 radna dana od trenutka aktivacije usluge. Zatim je softver konfiguriran. Ako koristite sustav

Svaki poduzetnik, bez obzira na primjenjivi porezni režim i broj zaposlenih, dužan je podnijeti razne podatke Ruskom mirovinskom fondu, od općih izvješća o doprinosima za osiguranje do podataka iz personaliziranih evidencija za svakog zaposlenika. Istodobno, Mirovinski fond je uspostavio sljedeća ograničenja:

Tvrtke s prosječnim osobljem do 25 ljudi mogu razmjenjivati dokumente s Mirovinskim fondom Rusije u bilo kojem obliku (papirnatom ili elektroničkom). No, imajte na umu pojašnjenje: ako je poduzetnik jednom pokušao elektronički izvještavati Fond, više neće moći prijeći na papirnatu razmjenu dokumenata s Mirovinskim fondom;
Organizacije s više od 25 zaposlenika dužne su izvješća dostavljati isključivo elektroničkim putem.

Statistike pokazuju da u ovom trenutku lavovski udio tvrtki (oko 80 posto) preferira elektroničko vođenje dokumenata s mirovinskim fondom.

Kako se spojiti na elektronički protok dokumenata Mirovinskog fonda Rusije?

Za početak razmjene informacija sa Zavodom za mirovinsko u elektroničkom, a ne u papirnatom obliku, potrebno je prije svega sklopiti ugovor sa Zavodom za mirovinsko o elektroničkom vođenju dokumenata s ovim državnim tijelom. Uzorak ovog dokumenta možete dobiti ili u teritorijalnom odjelu Mirovinskog fonda Ruske Federacije na mjestu registracije tvrtke ili preuzimanjem sa službene web stranice. Nakon toga morat ćete ga točno i točno ispuniti, kao i sastaviti zahtjev za povezivanje s elektroničkim protokom dokumenata Mirovinskog fonda Rusije, pazeći na točan unos podataka o tvrtki (pojedinosti), inače zaposlenici vladine agencije neće prihvatiti vaš ugovor o elektroničkom protoku dokumenata s mirovinskim fondom Rusije. Ako sve bude u redu, vašem će dokumentu odmah biti dodijeljen jedinstveni broj i obavijest o njemu zajedno s datumom potpisivanja papira. Sam ugovor, koji daje pravo korištenja elektroničkog upravljanja dokumentima s mirovinskim fondom, bit će izdan nešto kasnije.

Nakon toga morat ćete proći kroz sljedeće korake na putu povezivanja na sustav elektroničkog upravljanja dokumentima Mirovinskog fonda Rusije:

Korak 1. Odaberite i kupite specijalizirani softver koji vam omogućuje izradu izvješća i njihovo elektroničko slanje Fondu;
Korak 2. Kupite kriptografski softver potreban za šifriranje podataka i rad s elektroničkim digitalnim potpisima;
3. korak Odaberite certifikacijski centar i s njim sklopite ugovor za pružanje specijaliziranih usluga (izrada i stalna podrška ključeva elektroničkog potpisa);
Korak 4. Odlučite koji će zaposlenici u vašoj organizaciji imati pravo koristiti elektronički digitalni potpis;
Korak 5. Pobrinite se za informacijske i fizičke sigurnosne mjere za opremu i softver.

Upute za spajanje
na PFR sustav za elektroničko upravljanje dokumentima:

Kada završite sve gore navedene korake, sve što trebate učiniti je razmijeniti podatke sa Zakladom u testnom načinu rada. Ako sve bude u redu, moći ćete odmah započeti puni industrijski rad PFR sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

Kao što vidite, nema ništa komplicirano u procesu povezivanja s elektroničkim protokom dokumenata Mirovinskog fonda, samo trebate odabrati pravi softver i opremu da biste započeli elektroničku razmjenu izvješća s Fondom.

Povezivanje s elektroničkim upravljanjem dokumentima mirovinskog fonda s VLSI

Koje prednosti mirovinskom fondu pruža elektroničko vođenje dokumenata?

Implementacija sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima Mirovinskog fonda Rusije omogućit će vam ne samo da se pridržavate zahtjeva ovog državnog tijela, već i da dobijete puno pogodnosti:

Mogućnost slanja podataka Fondu u bilo koje vrijeme i s bilo kojeg mjesta, što će biti posebno važno za tvrtke koje imaju samostalne računovođe. Više nećete morati ovisiti o radnom vremenu Mirovinskog fonda i tijekom izvještajnog razdoblja biti vezani za teritorijalnu lokaciju podružnica Fonda;
Ušteda vremena, jer ni vi ni vaši zaposlenici nećete morati ići u mirovinski fond, jer će informacije tamo biti poslane unaprijed putem upravljanja elektroničkim dokumentima mirovinskog fonda;
Jamstva autentičnosti, sigurnosti i povjerljivosti podataka koji se prenose kroz sustav;
Smanjenje pogrešaka zbog ljudskog faktora, jer će cijeli proces pripreme i slanja izvješća biti obrađen automatiziranim elektroničkim sustavom upravljanja dokumentima Mirovinskog fonda Rusije, a ne ljudima;
Ubrzani postupak ispravljanja podataka u izvješćima izravno iz ureda. Da biste to učinili, više ne morate putovati do Zaklade;
Jamstvo ispravne registracije dolaznih poruka iz Fonda, nepostojanje rizika povezanih sa slučajnim gubitkom paketa dokumenata.

Prednosti PFR sustava: elektroničko upravljanje dokumentima.

Predlažemo da dokumentaciju s Mirovinskim fondom i drugim državnim tijelima uspostavite pomoću softverskog proizvoda

Da biste mogli slati elektronička izvješća Ruskom mirovinskom fondu putem telekomunikacijskih kanala (TCC), potrebno je sklopiti ugovor s Mirovinskim fondom Ruske Federacije o elektroničkom upravljanju dokumentima (2019.). Za to je potrebno ispuniti i poslati Fondu Zahtjev za spajanje na elektroničko upravljanje dokumentima. Mirovinski fond Ruske Federacije omogućuje prijavu poslodavcima putem akreditiranog centra za ovjeru ili putem ovlaštenih predstavnika. Ali u oba slučaja, potrebno je započeti s izjavom; Sada ćemo vam reći kako ga ispravno ispuniti.

Upravljanje elektroničkim dokumentima (EDF) Mirovinskog fonda Rusije i postupak povezivanja s njim

Obveza elektroničkog izvješćivanja nastaje za ona osiguravajuća društva u kojima prosječan broj zaposlenih prelazi 25 osoba, kako je navedeno u čl. 15 Saveznog zakona „O doprinosima za osiguranje” od 24. srpnja 2009. br. 212-FZ. Takvi poslodavci moraju ovjeriti svoja izvješća Mirovinskom fondu Rusije s poboljšanim kvalificiranim elektroničkim digitalnim potpisom i poslati ih putem TKS-a. Da bi to učinili, njima je, naravno, potreban takav potpis, kao i obrazac ugovora o elektroničkom upravljanju dokumentima s Mirovinskim fondom Ruske Federacije-2019. Svi ostali poslodavci: poduzetnici, privatni bilježnici i odvjetnici sa zaposlenicima te pravne osobe mogu prema vlastitom nahođenju provoditi EDI s Mirovinskim fondom Ruske Federacije. Istina, sama Zaklada ima niz argumenata zašto je to zgodno i pouzdano. Ovdje su samo neki od njih:

Računovođa ne bi trebao gubiti radno vrijeme putujući do ureda mirovinskog fonda;
eliminirana je mogućnost pogrešaka prilikom prijenosa podataka iz papirnatog izvješća u bazu podataka Zaklade;
Izvješće možete podnijeti u bilo koje prikladno vrijeme (navečer i vikendom);
u budućnosti će EDI postati obavezan za sve, bez obzira na broj zaposlenih.

Naravno, da biste počeli podnositi izvješća na ovaj način, morat ćete imati troškove: vremenske i financijske. Ishođenje kvalificiranog elektroničkog potpisa košta, kao i ugovor o prijenosu podataka i instalaciji potrebnog softvera. Iako certifikacijski centri obično svojim klijentima mogu pružiti i digitalni potpis i softver uz tehničku podršku uz opću naknadu. Poslodavac može potpuno besplatno preuzeti samo ugovor s mirovinskim fondom o elektroničkom vođenju dokumenata i zahtjev za povezivanje.

Odabir EDF operatora

Radi lakšeg snalaženja osiguranika, Zavod za mirovinsko na svojim službenim stranicama donosi podatke akreditiranih organizacija koje osiguravateljima osiguranja pružaju usluge e-dokumentacije s Zavodom za mirovinsko. Preporučljivo je odabrati operatera za rad s ovog popisa. Stalno se nadopunjuje i ažurira. Tablica pokazuje:

ime kompanije;
tehnologija na kojoj radi;
kontakt podaci (adresa, broj telefona i email).

Ako poslodavna organizacija planira raditi s ovlaštenim predstavnikom, mora osigurati da on radi na softveru koji je odobrio Mirovinski fond Rusije.

Kako pravilno ispuniti zahtjev za EDF

Zahtjev za elektroničko vođenje dokumenata u Zavodu za mirovinsko treba započeti tek nakon što osiguranik odabere ovlaštenog predstavnika ili certifikacijski centar koji će pružati usluge prijenosa podataka putem TCS-a. To je zbog činjenice da dokument mora sadržavati podatke takve tvrtke. Osim toga, morat ćete pružiti detaljne sljedeće podatke:

naziv, INN i OGRN organizacije;
njegovu pravnu i stvarnu adresu;
matični broj u sustavu mirovinskog fonda;
Bankovni detalji;
prosječan broj zaposlenih;
podaci telekom operatera;
druge potrebne podatke.

Ponekad zaposlenici certifikacijskog centra ili ovlašteni predstavnik samostalno ispunjavaju obrazac ovog dokumenta odmah nakon sklapanja ugovora o pružanju usluga elektroničkog izvješćivanja. U njegovom sastavu nema ništa komplicirano. Sadrži dva odvojena bloka: jedan za pravne osobe, drugi za samostalne poduzetnike. Osiguranik mora ispuniti samo jedan blok u skladu sa svojim statusom. Ovako izgleda:

Nakon čega je potrebno samo potpisom voditelja potvrditi privolu za obradu osobnih podataka i ispravnost unesenih podataka.

Stručnjaci mirovinskog fonda, nakon što prime zahtjev, morat će ispuniti blok namijenjen njima, kao i izraditi i dostaviti organizaciji ugovor o razmjeni elektroničkih dokumenata u sustavu za upravljanje elektroničkim dokumentima pomoću TKS-a.

Za početak potpune razmjene dokumenata s Mirovinskim fondom Ruske Federacije, osiguranik mora prenijeti broj i datum ugovora svom ovlaštenom predstavniku. Možete ih i sami unijeti u odjeljak softvera za izvješćivanje koji nudi certifikacijski centar. Upute kako to učiniti možete dobiti od svog operatera.

Zahtjev mirovinskom fondu za povezivanje elektroničkog izvješćivanja— neophodan uvjet za podnošenje TCS izvješća Mirovinskom fondu. Reći ćemo vam gdje možete dobiti obrazac za prijavu u fond i koje podatke na njemu trebate unijeti.

Vrste elektroničkog izvješćivanja mirovinskom fondu Rusije

Nakon prijenosa upravljanja premijama osiguranja na poreznu upravu, osiguranici i dalje imaju obvezu dostavljanja mirovinskom fondu izvješća koja sadrže pojedinačne (personalizirane) računovodstvene podatke:

SZV-M;
SZV-STAPIJA;
EDV-1;
SZV-ISH;
SZV-ISPR.

U isto vrijeme, osiguranici imaju 2 načina podnošenja izvješća mirovinskom fondu:

u obliku papirnatih dokumenata;
elektroničkom obliku.

Oba načina izvješćivanja dostupna su osiguranicima s brojem osiguranika za prethodno izvještajno razdoblje do 25 osoba (točka 2. članka 8. Zakona „O individualnom (personaliziranom) obračunu u sustavu obveznog mirovinskog osiguranja“ od 04.01./ 1996 br. 27-FZ).

Ako je ta brojka 25 ili više ljudi, nema alternative: možete se prijaviti samo elektronički.

Postupak povezivanja osiguranika s elektroničkim protokom dokumenata Mirovinskog fonda Rusije

Prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima (ED) s Mirovinskim fondom Rusije su očite:

ne morate osobno posjetiti teritorijalni ured mirovinskog fonda;
ED sustav vam omogućuje brzo ispravljanje pogrešaka utvrđenih u izvješćima;
druge prednosti (osiguravanje povjerljivosti prenesenih informacija, mogućnost stvaranja elektroničke arhive u poduzeću svih protoka dokumenata s Mirovinskim fondom itd.).

Za spajanje na sustav elektroničkog upravljanja dokumentima potrebno je sklopiti Ugovor s Zavodom za mirovinsko o razmjeni elektroničkih dokumenata u sustavu elektroničkog upravljanja dokumentima.

Osim toga, za organiziranje ED trebat će vam:

instalirati potreban softver (za generiranje izvješća prema utvrđenim obrascima, kriptografski softver);
koristiti usluge certifikacijskog centra za izradu i održavanje certifikata ključeva elektroničkog potpisa za elektronički potpis Mirovinskog fonda Rusije;
imenovati osobu odgovornu za organiziranje ED s Mirovinskim fondom u vašem poduzeću.

Izvještaje možete podnositi mirovinskom fondu elektroničkim putem putem akreditiranog centra za ovjeru ili putem ovlaštenih predstavnika. Posljednja opcija će biti jeftinija, ali prva će biti praktičnija. Centri za certifikaciju pružaju apsolutno sav potreban softver (uključujući vlastiti digitalni potpis) i pružaju tehničku podršku - računovođa može vidjeti na radnom mjestu: je li izvješće poslano fondu, vraćeno na reviziju s komentarima ili je prihvaćeno bez pritužbi.

Uzorak zahtjeva mirovinskom fondu za povezivanje elektroničkog izvješćivanja

Nakon što ste odabrali certifikacijski centar ili tvrtku - ovlaštenog predstavnika, trebate napisati zahtjev u mirovinski fond. Uzorak zahtjeva može se preuzeti na web stranici fonda .

Zahtjev sadrži zahtjev Zavodu za mirovinsko osiguranje za povezivanje osiguranika sa sustavom elektroničkog upravljanja dokumentima i sadrži sljedeće podatke:

OGRN;
pravnu i stvarnu adresu ugovaratelja osiguranja;
njegov registarski broj u mirovinskom fondu Rusije;
tekući račun i prosječan broj zaposlenih;
drugi podaci.

Često voditelji certifikacijskog centra ili ovlašteni predstavnik dostavljaju obrazac zahtjeva za povezivanje elektroničkog izvješćivanja s Mirovinskim fondom Rusije odmah nakon sklapanja ugovora o pružanju usluga elektroničkog izvješćivanja.

Stručnjaci mirovinskog fonda, nakon što zaprime zahtjev od tvrtke, morat će osigurati Ugovor o razmjeni elektroničkih dokumenata u sustavu elektroničkog upravljanja dokumentima putem TKS-a.

Rezultati

Ako ste obvezni dostavljati izvješća mirovinskom fondu elektroničkim putem, tada s fondom trebate sklopiti ugovor o elektroničkom vođenju dokumenata. Da biste to učinili, morate napisati zahtjev mirovinskom fondu sa zahtjevom za povezivanje vaše tvrtke s elektroničkim sustavom upravljanja dokumentima. Obrazac za takav zahtjev može se preuzeti na web stranici mirovinskog fonda.

O razmjeni dokumenata elektroničkim putem

Elektroničko upravljanje dokumentima je moderan sustav razmjene podataka koji se razvija. Njegove glavne prednosti:

Osigurana je visoka točnost i pouzdanost računovodstva i kontrole tijeka dokumentacije. Prilikom prijenosa podataka zajamčena je povjerljivost.
Izvještaj se može poslati u bilo koje vrijeme, bez obzira na doba dana, praznike i vikende. Jedini uvjet je da se šalje s radnog mjesta osiguranika.
Sustav pruža mogućnost opetovanog brzog ispravljanja pogrešaka koje je otkrio Mirovinski fond Rusije u podnesenim izvješćima.
Nema potrebe da računovođa poduzeća posjećuje Mirovinski fond Rusije.
Nakon slanja izvješća, osiguraniku se šalje informacija o rezultatima zaprimanja izvješća u elektroničkom obliku.
Poduzeće može stvoriti elektroničku arhivu svih dokumenata iz mirovinskog fonda, što je mnogo praktičnije od papirnatih formata.
Vrijeme za podnošenje dokumenata značajno je smanjeno.

Podaci koji se prenose putem telekomunikacijskih kanala i dostavljaju Zavodu za mirovinsko osiguranje su tajni. Priprema se, prenosi i obrađuje u skladu s važećim zakonodavstvom o zaštiti osobnih podataka. Za slanje izvješća u mirovinski fond potreban je jedan elektronički potpis (ES) – voditelja poduzeća. Pravo korištenja digitalnog potpisa ima samo vlasnik.

Razmjena neformalnih dokumenata

Korištenje telekomunikacijskih kanala omogućuje vam ne samo podnošenje izvješća, već i razmjenu neformalnih pisama u obliku privitaka s elektroničkim potpisom. Usluga za neformalni protok dokumenata s Mirovinskim fondom Ruske Federacije naziva se "Pisma PFR-a". Omogućuje vam vođenje korespondencije od pravnog značaja u elektroničkom obliku.

Postupak sklapanja ugovora o elektroničkom upravljanju dokumentima s Mirovinskim fondom Rusije

Za potpisivanje sporazuma o razmjeni dokumenata u elektroničkom obliku s Mirovinskim fondom Ruske Federacije, organizacija mora pripremiti sljedeći paket dokumenata:

Ne znate svoja prava?

Zahtjev mirovinskom fondu za povezivanje s izvješćivanjem u elektroničkom obliku. Ovaj dokument mora biti sastavljen u tri primjerka.
Ugovor o e-dokumentometu na obrascu 2018. Obrazac se može preuzeti na službenim stranicama mirovinskog fonda. Ugovor mora biti sastavljen u dva primjerka. Jedan treba zadržati tvrtka podnositelj zahtjeva, a drugi ostaje u mirovinskom fondu.
Punomoć u slučaju da dokumente ne sastavlja upravitelj, već drugi stručnjak (glavni računovođa, odvjetnik). Ovaj papir je sastavljen u slobodnom obliku i mora biti ovjeren potpisom uprave i pečatom tvrtke.

Navedeni dokumenti prenose se u PFR jedinicu koja se nalazi na lokaciji organizacije. Stručnjak zadužen za organizaciju razmjene elektroničkih dokumenata mora prihvatiti cjelokupni paket dokumentacije i evidentirati ga. Predstavnik organizacije odmah dobiva informaciju o datumu i broju ugovora, koji se naknadno može koristiti prilikom slanja izvješća. Izvorni ugovor se izdaje kasnije - nakon što ga potpiše druga strana (PFR).

Osim navedenih dokumenata, za organiziranje razmjene elektroničkih dokumenata sa Zavodom za mirovinsko osiguranje potrebno je:

instalirati softver koji odgovara optimalnoj organizaciji upravljanja elektroničkim dokumentima;
sklopiti ugovor s certifikacijskim centrom za generiranje i podršku certifikata ključeva elektroničkog potpisa;
imenovati odgovornog izvršitelja za potpisivanje ugovora o razmjeni elektroničkih dokumenata sa Zavodom za mirovinsko i daljnje osiguranje ispravnog protoka dokumenata.

Danas su poslodavci s prosječnim brojem zaposlenih većim od 25 dužni dostavljati izvješća u elektroničkom obliku. No, u fondu pozdravljaju inicijativu povezivanja elektroničkog upravljanja dokumentima s mirovinskim i od drugih tvrtki i samostalnih poduzetnika, neovisno o broju zaposlenih.

Ispunjavanje zahtjeva za priključenje na javljanje

Zahtjev za povezivanje na elektroničko izvješćivanje kod Mirovinskog fonda potrebno je ispuniti tek nakon odabira ovlaštenog predstavnika ili centra za pružanje usluga razmjene podataka. Ovaj uvjet je obavezan, jer ugovor mora sadržavati podatke o ovoj tvrtki. Osim toga, morate navesti sljedeće podatke:

naziv, INN i OGRN poduzeća, adresu registracije i stvarno mjesto;
registarski broj u mirovinskom fondu;
detalji bankovnog računa;
prosječan broj zaposlenih;
podaci o telekom operateru i sl.

Ponekad prijavnicu ispunjavaju stručnjaci odabranog EDF operatera nakon potpisivanja ugovora o pružanju usluga elektroničkog upravljanja dokumentima. Dokument sadrži dva odjeljka: za pravne osobe i za samostalne poduzetnike.

Kako sastaviti ugovor o e-dokumentarstvu

Obrazac ugovora o elektroničkom vođenju dokumenata sa Zavodom za mirovinsko osiguranje može se preuzeti na službenim stranicama Zavoda za mirovinsko osiguranje. Osim toga, obrazac se može dobiti u teritorijalnom odjelu fonda na mjestu organizacije. Prilikom ispunjavanja ugovora pažljivo navedite sve potrebne podatke. Ako se otkriju pogreške, stručnjaci mirovinskog fonda bit će prisiljeni vratiti dokument na reviziju i odgoditi rok za spajanje.

***

Ako je poslodavac obvezan ili želi izvješćivati mirovinski fond elektroničkim putem, treba sa zavodom sklopiti ugovor o elektroničkom vođenju dokumenata. Da biste to učinili, morate odabrati operatera - dobavljača softvera i predati paket dokumenata u mirovinski fond. Obrasci ugovora i zahtjeva za priključenje na elektronički dokumentotok Zavoda za mirovinsko osiguranje mogu se preuzeti na službenim stranicama Fonda.